En personlig beretning om mine erfaringer med at arbejde med processer
For mig har projektledelse altid været ”the thing”, lige siden jeg stiftede bekendtskab med projektarbejde på Aalborg Universitet tilbage i 1990’erne. Jeg var med det samme vild med det, men lærte hurtigt, at manglen på en projektleder giver en masse unødigt fnidder… (jer der har læst på Aalborg eller Roskilde Universitet ved, hvad jeg taler om!!). Da jeg i mine tidlige år på arbejdsmarkedet opdagede, at man kunne leve af at være projektleder, blev det derfor min naturlige ambition, som jeg da også hurtigt opnåede, og arbejdede med at udvikle gennem mange år som ansat i Nordjyllands Amt, Vesthimmerlands Kommune, Sonofon/Telenor og Region Nordjylland.
Da jeg for et par år siden stødte på emnet procesledelse, var det derfor med en vis skepsis… Hvad er nu det for noget?? Hvad skal det bruges til, og er projektledelse nu pludselig ikke godt nok længere?? På det tidspunkt arbejdede jeg som it- og digitaliseringschef i Jammerbugt Kommune, hvor udfordringerne var store og midlerne små. Jeg interesserede mig derfor meget for, hvordan mine medarbejdere udførte deres opgaver i sammenhæng; hvilke resultater der kom ud af det, og ikke mindst hvilket output, som brugeren oplevede. Med andre ord: hvilken effekt havde det arbejde, som mine medarbejdere udførte, på slutbrugeren – andre medarbejdere i kommunen, som henvendte sig med et it-problem? Her opdagede jeg for alvor værdien i at have veldefinerede processer, som medarbejderne kan se sig selv i, og som genererer et tydeligt resultat for brugeren af den it-service, som var kerneleverancen i afdelingen.
Jeg besluttede, at jeg var nødt til at lære om denne nye faglighed – procesledelse – og jeg gennemførte derfor fagpakken ”Business Process Management & Innovation” på Master i IT i foråret 2017. Her lærte jeg blandt andet at analysere, designe og lede processer, og hvilken betydning kultur har på arbejdet med processer.
I dag har jeg egen virksomhed, hvor jeg hjælper organisationer med at skabe resultater gennem digitalisering. Digitalisering kan både være mindre systemoptimeringer eller den helt store digitale transformation af en virksomhed. Uanset graden af digitalisering er det min erfaring, at man først får værdi af digitaliseringen, når de mennesker, der skal arbejde i eller med ”det nye”, som digitaliseringen bringer, formår at ændre arbejdsgange og vaner. Her spiller processer en stor rolle – særligt i forhold til at visualisere sammenhænge og interaktioner mellem systemer og mennesker. En struktureret tilgang til processer kan derfor hjælpe os til at forstå vores rolle i digitaliseringen, og kombineret med klassiske discipliner fra projektledelse som fx forandringsledelse, planlægning og styring, giver det et godt fundament for at skabe ægte resultater.
Jeg har således erfaret, at projektledelse og procesledelse går vældig fint i spænd sammen, og jeg sætter stor pris på begge discipliner!
Jeg har samlet mine erfaringer i fire gode råd til, hvordan du kan bruge procesarbejde i forbindelse med digitaliseringsprojekter:
1. Visualiser processen
Mange mennesker har gavn af at forstå, hvordan den digitale proces i et it-system foregår. Hvilke transaktioner foretager systemet automatisk? Hvilke er der mennesker involveret i, og hvordan er data-flowet ind og ud af systemet? Visualisering af processen øger chancen for at de involverede mennesker ændrer arbejdsgange. Brug kun særlige BPM-notationssprog, hvis det giver mening for modtagerne. Papir og post-its kan fungere udmærket som dokumentation. Dette afhænger af modenhed og kultur i organisationen, hvilket bringer mig til næste råd.
2. Forstå kulturen
Der er ofte forskel på den vedtagne proces og praksis – altså den måde, som medarbejderne rent faktisk udfører processen på. Ved at forstå kulturen, får man vigtig viden om, hvorfor medarbejderne gør som de gør, og evt. ikke følger den vedtagne proces. Kulturen spiller blandt andet ind på medarbejdernes ansvarsfølelse – er det ok at følge sin egen proces, eller er der en kultur hvor man følger en vedtagen standard? Hvor modtagelige er medarbejderne over for forandringer, og hvor villige er de til at samarbejde?
3. Brug standarder
Mange it-systemer er bygget op omkring en standard eller best practice. Brug den! Lad være med at tro, at din organisation er mere speciel end naboens. Brug standarder for processer til at designe ud fra, og lad dem være retningsgivende.
4. Bring mennesker sammen
At arbejde med digitalisering er ikke et skrivebordsarbejde. Det kræver stor involvering af de mennesker, som skal arbejde med og i de nye processer. Involver folk tidligt, og tag dem med på rejsen med respekt for, at det er en rejse i erkendelse, og i respekt for, at denne erkendelse ofte kommer i forskelligt tempo fra person til person. Brug tid på at tegne et fælles billede af den nuværende proces, og brug endnu mere tid på at designe den nye proces. Hav respekt for at være i proces 😊.
Har du et råd, der kan forbedre denne liste? Så smid gerne en kommentar.