LinkedIn Facebook Twitter Instagram search

Pulse Consult

Digitalisering i virkeligheden

Hvad ved kommunale driftmedarbejdere om digitalisering?

En hel del! To workshops med medarbejdere fra driften i Holbæk Kommunes Vækst og Bæredygtighed har givet mig indblik i de tanker og holdninger, der præger en medarbejdergruppe, som ikke så ofte bliver hørt, når der tales om digitalisering på kommunernes bonede gulve. I denne artikel vil jeg formidle nogle af de indsigter, som jeg fik ved mødet med Arne, Kim og de andre “blå” og “grønne” mænd (og en enkelt kvinde!).

Hvilken værdi giver det efter jeres mening at anvende digitale værktøjer i kerneopgaven?

Dette spørgsmål stillede jeg en gruppe “blå” og “grønne” medarbejdere fra Holbæk Kommune – det vil sige pedeller og gartnere. Og jeg skal hilse og sige, at de var meget bevidste om værdien af digitalisering af deres opgaver. De svarede nemlig blandt andet, at digitalisering giver dem bedre mulighed for at dokumentere ud fra fakta frem for følelser. Så i stedet for at se deres opgavesystem som et ledelses- og kontrolsystem, ser de det faktisk som en mulighed for at dokumentere alle de opgaver, de udfører, og have et bedre overblik. Det giver bedre trivsel og øger samarbejdsmulighederne, var et andet af deres svar.

Hvilke udfordringer giver det at anvende de digitale værktøjer i kerneopgaven?

Spurgte jeg selvfølgelig også om. Her pegede gruppen på, at værktøjer fungerer dårligt, hvis arbejdsfordelingen ikke er godt nok aftalt. Det er altså ikke nok at få et digitalt værktøj, hvis der ikke bliver arbejdet med, hvordan processerne omkring værktøjet skal være. Dette er en af mine allervigtigste pointer, når jeg holder workshops og webinarer: få styr på, hvordan I anvender de digitale værktøjer – ellers får I ingen værdi ud af dem… Den pointe havde de blå og grønne mænd (og en enkelt kvinde…) fanget – for de oplever konsekvensen ved mangelfulde processer lige med det samme! For eksempel når der opstår tvivl om, hvorvidt lederen skal visitere opgaverne på det grønne område eller man selv kan definere opgaverne? Dette roder ved helt basale forhold omkring arbejdsdeling, hierarkier, tillid, kontrol og selvbestemmelse. Emner som også var vigtige før digitalisering, og som vi skal huske at beskæftige os med, når vi digitaliserer. Værdien kommer IKKE af sig selv!

En anden udfordring, som blev nævnt, var, at det kan sende et forkert signal til borgerne, når man bruger sin mobiltelefon i arbejdet:

De kan jo ikke se, om jeg er på Facebook i arbejdstiden, eller er ved at dokumentere mit arbejde via mobilen

Dette er efter min erfaring et underkendt problem – og helt reelt og konkret for de her medarbejdere, som færdes blandt borgerne ude i virkeligheden, og ikke har en kommunal skranke at gemme sig bag. Hvordan løser vi dette problem? Er det via kampagner – eller hvordan vænner vi borgerne til, at det altså er helt legitimt arbejde, som de her medarbejdere udfører med deres mobiltelefoner og Ipads?

Hvad drømmer I om, at der sker på det digitale område?

Vi vil gerne have en lettere dagligdag – og så vil vi gerne have simkort i vores Ipads!

Det sidste svar var et symptom på, at driftmedarbejderne føler, at de bliver inddraget for sent eller slet ikke, når der indføres digitale løsninger. Med gode intentioner havde administrationen indkøbt en Ipad til alle medarbejderne i driften, men for at spare penge, var der ikke simkort i dem. Det betyder for driftmedarbejderen, at Ipad’en stort set er ubrugelig, når han for eksempel syner en ældrebolig ved fraflytning, og har brug for at dokumentere fejl og mangler, eller når han sidder i toppen af et legestativ, som han er igang med at kontrollere. I begge situationer har han brug for Internet, og der er ikke altid wifi-dækning dér, hvor disse meget mobile medarbejdere arbejder.

Vi ville hellere have haft færre Ipads, men til gengæld med simkort,

var den meget kontante tilbagemelding til ledelsen. Ledelsens svar var heldigvis, at det var et problem, der sikkert godt kunne fixes.

Vi skal være bedre til at gå til ledelsen, når vi har idéer til digitale forbedringer

Der var også plads til selvrefleksion fra medarbejdergruppen. Og åbenhed fra ledelsen om at lytte mere til medarbejdernes idéer og input til, hvordan de bedst kan arbejde med de digitale værktøjer.

Jeg sluttede sidste workshop af med at invitere medarbejdernes nærmeste ledere ind til dialog om, hvordan samarbejdet om de digitale løsninger kan forbedres. Her var stor lydhørhed fra begge sider, og konkrete forslag om for eksempel at danne en brugergruppe omkring opgavesystemet, og at systematisere idéer, f.eks. via en idébank.

Stort kudos til Holbæk Kommunes Vækst og Bæredygtighed for at tænke ALLE medarbejdere ind i den digitale omstilling – og rent faktisk lytte til medarbejderne i marken.

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du vil høre mere om Pulse Consults erfaringer med at tale digitalisering med kommunale driftmedarbejdere.

Karen Melchior Jensen, digitaliseringsrådgiver, Pulse Consult

Tlf.: 42723094, email: [email protected]

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *